Studio Byggframtid: Den tysta spiralen – när kontroll blir en kostnad

Ambitionen är alltid god. Fler uppföljningar, tajtare ekonomi och mer struktur ska ge bättre överblick. Det är ett normalt förfarande i alla branscher och egentligen inget nytt under solen. Problemet kvarstår likväl. Ju mer man försöker kontrollera, desto längre bort från verkligheten och det dagliga byggandet hamnar man.

Och kanske är det precis där, i skiftet mellan strategi och praktik, som det börjar skava. Just detta fick vi nyligen möjlighet att titta närmare på i Studio Byggframtid under seminariet När kostnadsfokus blir kostnadsdrivande.

Huvudtalare var Niklas Anell, operativ chef på H2. I panelen deltog Marcus Svensson, vd på ByggVesta, Erika Andersson, Head of Growth på Yolean, och moderator Roger Andersson, publisher på Byggframtid. Alla med inblick i byggbranschens vanligaste fallgropar, som enligt Niklas Anell inte sällan uppstår i förskjutningen mellan kontor och byggarbetsplats.

När ledarskapet gradvis flyttas från produktionen till skärmen skiftar nämligen  fokus i projektet, vilket drar ned tempot. Det föder i sin tur ett behov av att skruva upp kontrollen ytterligare för att skapa ordning, men leder istället till att administrationen växer.

Det här är förstås en oönskad konsekvens, men likväl en tydlig sådan, enligt Anell.

– Det enda man vet med säkerhet genom att man ökar på alla de här bitarna är att man minskar närvaron från platsledning ute i produktionen, konstaterar han under seminariet.

Med mindre närvaro i det operativa arbetet växer klyftan mellan samordning, logistik och beslut, men även ineffektiviteten. En förödande ingrediens för vilket bygge som helst, som faktiskt kan undvikas om man, enligt Anell, tar ansvar för att behålla närheten till produktionen.

Kortare beslutsvägar och tydligare ansvarsfördelning blir då inte enbart en organisationsfråga, utan en produktionsfråga som alla behöver värna om. När beslut fattas närmare verkligheten ökar samtidigt takten i problemlösningen. Om än med distinktionen att det inte räcker att lösa problem när de uppstår.

– Den absolut viktigaste biten är att skapa förutsättningarna, säger Anell.

TIPS! Missade du det senaste avsnittet? Ta del av Studio Byggframtids seminarier här.

Det proaktiva arbetet har därmed en central roll i kostnadskontrollen. Men hur applicerar man det tänket på byggarbetsplatsen?

En bärande princip är enligt Anell att flytta administration, ekonomi och uppföljning bort från platsledningen och istället bygga starka centrala stödstrukturer. Projektledaren har samtidigt ett mer sammanhållet ansvar genom hela projektets livscykel, från planering till överlämning.

Skälet till det är tydligt: att frigöra tid där den gör störst skillnad. Platschefer och arbetsledare ska följaktligen vara närvarande i produktionen, inte fast i uppföljningssystem.

För att hantera det i realiteten har H2 byggt ett centralt affärsstöd med funktioner inom bland annat inköp, ekonomi, IT, hållbarhet och HR, samt en standardiserad inköpsstruktur som minskar den administrativa belastningen i projekten. Resultatet är en organisation där fler beslut kan fattas snabbare, närmare verkligheten.

Men tänk om verkligheten, eller åtminstone bilden av den, inte är densamma? Även det en fråga som kan påverka ett byggprojekt negativt, vilket Erika Andersson på Yolean lyfter fram.

När den gemensamma förståelsen för vad som ska hända uteblir uppstår ofta det hon beskriver som onödiga stopp. Resurser står still, material saknas och arbetet kan inte inledas.

Hon efterlyser därför inte fler system, utan en tydlig visuell planering som alla är med på, vilket tar oss tillbaka till delar av kärnan i kostnadseffektiviteten. Ägarskap och lagarbete.

En fråga som Marcus Svensson på ByggVesta beskriver som en fråga om kultur och samspel snarare än struktur.

– Man är ett lag. Och det blir bättre än varje enskild person, säger han.

På liknande sätt bör ansvar inte ses som en formell roll, utan som en faktisk förmåga att driva ett projekt framåt. Det förutsätter att man vet vad man ansvarar för, men också att man har rätt stöd för att faktiskt kunna agera. Annars är risken stor att ansvar upplevs som en belastning snarare än en kraft.

En återkommande punkt under seminariet var också framåtsyftande ledarskap. Ett synsätt som utmanar traditionell uppföljningslogik, där historik får stort utrymme i ett pågående projekt. För den som väljer att se det dagliga bygget med visionära glasögon kan dock mycket vara vunnet, menar Niklas Anell.

– Går produktionen bra så går ekonomin bra, säger han.

Så vad kokar allt detta ned till? Behovet av kostnadskontroll i byggprojekt är reellt. När kontroll flyttas från produktionen riskerar den att bli en kostnad i sig. Är den istället närvarande i det dagliga byggandet, med hjälp av tydliga roller, gemensam planering och korta beslutsvägar, går helheten ihop.

Byggprojekt kommer alltid att behöva mätas, följas upp och kontrolleras. Samtidigt kan förmågan att ta aktiv del i produktionen förvandlas till en superkraft.

Vill du ha mer Studio Byggframtid ?

Den 29 maj kl. 09.00–09.45 livesänder vi ”Räkna rätt från början”.  Medverkar gör Staffan Larsson från Thomas Betong, Marcus Svensson, vd på ByggVesta, samt Robert Endre från BTKon. Hoppas du är med oss.